Het privacybeleid is ook als document te downloaden: Privacybeleid DWSH'18
PRIVACYBELEID
1. Jouw privacy
DWSH´18 hecht waarde aan jouw privacy en de daarbij horende bescherming van persoonsgegevens. Daarom willen wij je in dit privacybeleid heldere en transparante informatie geven over de wijze waarop DWSH´18 persoonsgegevens verwerkt van leden, vrijwilligers, sponsoren, leveranciers, toernooideelnemers, en andere personen waarmee DWSH’18 een relatie heeft. In dit document worden deze personen aangeduid met ‘relatie’.
Uiteraard worden persoonsgegevens van relaties met de grootst mogelijke zorgvuldigheid behandeld en beveiligd. Hierbij houdt DWSH´18 zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Verantwoordelijk voor de gegevensverwerking is voetbalvereniging DWSH´18, Edelhert 11, 5454 HM Sint Hubert.
In dit document waar gesproken wordt over relatie zoals hierboven genoemd, wordt iedere rechtspersoon van 18 jaar en ouder bedoeld. Indien het om minderjarigen gaat, wordt daarmee de ouder/voogd bedoeld.
In dit document waar DWSH´18 staat, worden ook de (jeugd)toernooien van DWSH´18 bedoeld.
1.2. Waarvoor verwerken wij je persoonsgegevens
Er zijn verschillende doeleinden waarvoor DWSH´18 je persoonsgegevens verzamelt en verwerkt. In het kader van de activiteiten die DWSH´18 uitvoert, verzamelt en verwerkt DWSH´18 persoonsgegevens van de relatie:
Wanneer de relatie lid van DWSH´18 is/wordt:
o Voor het verwerken van de contributie.
o Voor het informeren over teamindelingen, competitie-indelingen en wijzigingen.
o Voor het versturen van nieuwsbrieven, aankondigen van evenementen.
Wanneer de relatie vrijwilliger van DWSH´18 is/wordt:
o Voor het eventueel uitbetalen van vrijwilligersvergoeding of onkosten.
o Voor het informeren over werkroosters.
o Voor het versturen van nieuwsbrieven, aankondigen van evenementen.
Wanneer de relatie werknemer van DWSH´18 is/wordt:
o Voor het eventueel uitbetalen van loon of onkosten.
o Voor het informeren over werkroosters.
o Voor het versturen van nieuwsbrieven, aankondigen van evenementen.
Wanneer de relatie sponsor van DWSH´18 is/wordt:
o Voor het verwerken van sponsorbedragen.
o Voor het verlengen of uitbreiden van sponsorovereenkomsten.
o Voor het versturen van nieuwsbrieven, aankondigen van evenementen.
o Voor het vervaardigen van sponsormateriaal. Dit is de enige uitzondering waar de gegevens van de relatie met onze sponsormateriaalleverancier uitgewisseld wordt, na het tekenen van de sponsorovereenkomst.
o LET OP: sponsors als zijnde bedrijven vallen niet onder de AVG, tenzij de gegevens te herleiden zijn naar persoonsgegevens die niet openbaar zijn. Voor transparantie en voor minimalisatie van gegevensverwerking is dit wel meegenomen in het privacybeleid.
Wanneer de leverancier van DWSH´18 is/wordt:
o Voor het eventueel uitbetalen van afgenomen diensten door DWSH´18.
o Voor het versturen van nieuwsbrieven, aankondigen van evenementen.
o LET OP: leveranciers als zijnde bedrijven vallen niet onder de AVG, tenzij de gegevens te herleiden zijn naar persoonsgegevens die niet openbaar zijn. Voor transparantie en voor minimalisatie van gegevensverwerking is dit wel meegenomen in het privacybeleid.
Wanneer de relatie mogelijk lid wordt van DWSH´18:
o Voor het onderhouden van het contact tot het moment dat je lid wordt of ervan afziet.
o Wanneer de relatie meedoet aan een toernooi georganiseerd door DWSH´18.
o Voor het verwerken van de contributie.
o Voor het informeren over teamindelingen, poule-indelingen en wijzigingen.
o Voor het versturen van nieuwsbrieven, aankondigen van evenementen.
Wanneer de relatie contact opneemt met DWSH´18 via e-mail, Facebook, Twitter of andere social media:
o Voor het onderhouden van het contact.
De gegevens, of daar een deel van, worden alleen gebruikt door de vrijwilligers en werknemers die dat nodig hebben voor de uitvoering van zijn of haar functie. Bijvoorbeeld: de penningmeester mag gebruikmaken van het rekeningnummer om contributie te heffen. De trainer van een team mag hier geen gebruik van maken, en heeft dan ook geen toegang tot dit gegeven.
Verwerking van je persoonsgegevens blijft beperkt tot enkel die gegevens welke minimaal nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze nodig zijn. De gegevens van de relatie blijven maximaal 2 jaar bewaard na het beëindigen van de relatie. Tenzij het om financiële gegevens gaat, dan is DWSH´18 wettelijk verplicht deze 7 jaar te bewaren.
1.3. Persoonsgegevens die wij vastleggen
Persoonsgegevens van een lid, speler, steunend lid, deelnemer aan proeftraining, toernooideelnemer, vrijwilliger in de zin van KNVB-vrijwilliger/werknemer, sponsor, Club van 100-lid, leverancier die worden vastgelegd kunnen worden:
- KNVB relatienummer
- Voorletters
- Voornaam
- Tussenvoegsel
- Achternaam
- Emailadres (ouder/voogd)
- 2e Emailadres (ouder/voogd)
- Geslacht
- Geboortedatum
- Mobiel telefoonnummer (ouder/voogd)
- 2e Mobiel telefoonnummer (ouder/voogd) -
- Vast telefoonnummer
- Mobiel telefoonnummer indien het om een minderjarige voetballer gaat, maar wel 12 jaar of ouder
- Emailadres indien het om een minderjarige voetballer gaat, maar wel 12 jaar of ouder
- Rekeningnummer
- BSN-nummer
- KVK nummer
- Bedrijfsnaam
- Straat en huisnummer
- Postcode
- Woonplaats
- Land (gevestigd)
- Geboorteplaats
- Geboorteland
- Nationaliteit
- Legitimatienummer
- Pasfoto, speler 12 jaar of ouder
1.4. Administraties
DWSH´18 voert een aantal administraties om de voetbalclub draaiende te houden. Hierbij minimaliseren we de persoonsgegevens in het systeem, maar voldoende om een goede administratie te kunnen voeren.
- Sportlink: systeem van de KNVB
- DWSH´18-site: content management systeem aangesloten op Sportlink
- Sponsoradministratie: lokale administratie om sponsoren te registreren
- Contributieadministratie: Webapplicatie voor innen van contributie
- Salarisadministratie: Webapplicatie voor voeren van salarisadministratie
1.5. E-mail
DWSH´18 verstuurt nieuwsbrieven via e-mail om haar relaties te informeren over de ontwikkelingen binnen de voetbalclub. Daarnaast worden e-mails verstuurd om vergadering en evenementen aan te kondigen zoals de algemene ledenvergadering en teambijeenkomsten en dergelijke. Je kunt altijd de toestemming voor het versturen van e-mail intrekken door de afmeldlink in de e-mail te gebruiken of door te antwoorden op de e-mail. NB. Afmelden voor het ontvangen voor agenda’s en/of notulen van jaar- en op bijzondere vergadering is niet mogelijk.
1.6. Foto’s en video’s
Gedurende wedstrijden, toernooien, en andere evenementen kunnen foto’s en/of video’s worden gemaakt door onze fotograaf of cameraman. Deze foto’s en/of video’s kunnen op een van de websites van DWSH´18 of social media terechtkomen. Bij het plaatsen op een van deze media wordt altijd beoordeeld of ze niet aanstootgevend zijn. Ook worden er teamfoto's gemaakt voor gebruik op onze site www.DWSH18.nl of toe te passen als sponsorfoto.
Als er op de website of sociale media toch een foto staat die je privacy aantast, stuur dan een e-mail naar [email protected] onder vermelding van de referentie naar de foto/video.
DWSH´18 heeft geen invloed op foto’s en video’s die gemaakt zijn door derden en die geplaatst zijn op social media. Indien je van mening bent dat DWSH´18 hier een rol in speelt of kan spelen om de betreffende foto’s/video’s te verwijderen, neem dan contact op met DWSH´18 via [email protected] met een duidelijke verwijzing waar het materiaal zich bevindt. DWSH´18 zal hier dan advies geven of helpen om het materiaal te verwijderen. Ben je er wel van bewust dat eenmaal geplaatste gegevens op social media zich moeilijk laten verwijderen. Hierin heeft DWSH´18 geen verantwoordelijkheid, tenzij door DWSH´18 zelf geplaatst is. Wij zullen dit op gepaste wijze doen.
Indien je in het geheel geen prijs stelt op nieuwsbrieven of aankondigingen van evenementen, stuur dan een e-mail naar [email protected] met de beschrijving welke informatie je niet meer wil ontvangen.
1.7. Recht op inzage van gegevens:
Indien je informatie wenst over welke gegevens wij vastgelegd hebben, of wil je gegevens wijzigen, neem dan contact op met de ledenadministratie via [email protected].
1.8. Gebruik van persoonsgegevens door derden
DWSH´18 laat geen gebruik van persoonsgegevens door derden zelf toe voor commerciële, charitatieve of ideële doeleinden.
1.9. Social media
DWSH´18 gaat graag, via het web en (eigen) social media kanalen, in dialoog met leden, vrijwilligers, gebruikers van apps en bezoekers van de website. Het doel is om nuttige en relevante informatie te bieden en/of vragen die via social media kenbaar worden gemaakt te beantwoorden. DWSH´18 volgt actief hiervoor het internet en social media kanalen, zoals Facebook, Twitter, LinkedIn en Instagram. Hierbij spant DWSH´18 zich in om discussies op deze kanalen te volgen, daaraan deel te nemen en/of er proactief op in te gaan en individuele, relevante vragen en opmerkingen te beantwoorden. DWSH´18 behoudt zich uitdrukkelijk het recht voor om niet op iedere vraag of opmerking te reageren. Aan het wel of niet inhoudelijk reageren kan dan ook geen enkel recht worden ontleend. Het kan voorkomen dat bij het deelnemen aan discussies en het beantwoorden van vragen of het reageren op opmerkingen, DWSH´18 (persoons)gegevens vast zal leggen. Deze worden uiteraard in overeenstemming met dit privacybeleid verwerkt. DWSH´18 is niet verantwoordelijk voor de omgang met persoonsgegevens door andere deelnemers aan haar social media kanalen of de content op haar social media kanalen. Indien de relatie vragen of opmerkingen heeft, kan de relatie contact opnemen met DWSH´18 via [email protected] .
1.10. Communicatiemiddelen gebruikt door vrijwilligers/werknemers
Voor het uitoefenen van bepaalde functies binnen DWSH´18, kan de desbetreffende vrijwilliger/werknemer gebruikmaken van communicatiemiddelen waarop DWSH´18 geen invloed heeft. Onder communicatiemiddelen worden verstaan: e-mails, WhatsApp/Messenger, Messenger via Facebook en Twitter, telefoongesprekken, et cetera. De vrijwilligers en werknemers dienen zich te houden aan dit privacybeleid. Voorbeelden van communicatie via WhatsApp: de afgelastingen app, een leider die alle ouders en kinderen in een groepsapp toevoegt, of de scheidsrechtercoördinator die alle scheidsrechters in een groepsapp toevoegt.
1.11. Websites van DWSH´18 en andere websites
Op de websites van DWSH´18 tref je een aantal links aan naar andere websites. DWSH´18 draagt echter geen verantwoordelijkheid met betrekking tot de omgang door die partijen met uw gegevens, tenzij het een leverancier van DWSH´18 is. Lees hiervoor de privacyverklaring, indien aanwezig, van de site die je bezoekt.
De volgende websites vallen onder verantwoording van DWSH´18: http://www.dwsh18.nl, https://www.facebook.com/DWSH18 en https://twitter.com/DWSH_18
